La moltiplicazione esponenziale dei documenti digitali (ma anche di altri content quali immagini, foto, audio, video, ticket, chat, log, ecc.), pone nuove sfide tecnologiche agli IT aziendali a cui i Document Management System (DMS) e le soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) tradizionali – originariamente concepiti come strumenti di collaboration, più che di archiviazione – faticano a dare risposte efficaci.
I DMS Tradizionali
Medie e grandi aziende che nel tempo hanno adottato piattaforme documentali Legacy (per esempio, IBM Filenet, IBM Content Manager, IBM Content Manager On-Demand, OpenText Documentum), ma anche soluzioni Open (es.: Alfresco) e/o Database/File System di applicazioni custom o proprietarie, al fine di soddisfare i nuovi requisiti che la Digital Transformation impone ai Front-end (Home Banking, Home Insurance, portali, e-commerce,…) e ai Back-office, si ritrovano costrette ad avviare lunghi progetti di integrazione che devono necessariamente tenere in considerazione la complessità e l’eterogeneità di queste fonti documentali.
Una Vista Unica dei Documenti del Cliente
Inoltre, la Single View of Customer (SVOC) necessaria per attivare funzionalità di nuova generazione e per rispondere adeguatamente a normative quali il GDPR, spesso si rivela una chimera, proprio a causa della numerosità, della proliferazione e della varietà tecnologica di questi repository, che non comunicano tra loro e che risultano contenitori passivi di documenti digitali, che potrebbero al contrario portare un valore inedito al business aziendale.
Quali percorsi evolutivi è possibile immaginare?
L’Evoluzione della Gestione Documentale
La migrazione di DMS tradizionali verso piattaforme on-premise o in cloud più innovative ed economiche sarebbe la soluzione più ovvia, soprattutto considerando che oggi sono disponibili soluzioni software in grado di implementare, con effort ragionevoli, complessi trasferimenti di milioni o miliardi di documenti (equivalenti a decine o centinaia di Terabyte), ovunque essi si trovino.
Ma spesso, soprattutto nelle grandi aziende, si presentano resistenze interne verso migrazioni one-shot. Quindi, che fare?
In questi casi, c’è l’interessante opportunità di consentire un’orchestrazione centralizzata dei content digitali presenti nei vari repository documentali esistenti, senza metter mano ai DMS, sgravandoli dai carichi delle interrogazioni, abilitandoli ad architetture tecnologiche contemporanee ed evitando fastidiosi lock-in legati a storage e licenze software…
Orchestrazione vs. Migrazione Documentale
Le opzioni “orchestrazione” e “migrazione“ dei documenti digitali, in realtà non sono alternative, ma parte di un percorso evolutivo progressivo pienamente conforme alle urgenze della trasformazione digitale.
A questo punto, diventa cruciale proprio la scelta della piattaforma software di classe Enterprise, pensata e concepita su paradigmi innovativi in grado di garantire un’implementazione efficace e una visione di lungo periodo…