Nell’ambito della gestione documentale, le società assicurative vivono problematiche crescenti a causa della moltiplicazione dei software utilizzati e dell’incremento esponenziale della digitalizzazione.
Spesso, infatti, ogni prodotto assicurativo dispone di un proprio repository documentale, che amplia gli ambienti già esistenti in cui reperire la documentazione della clientela.
Come se non bastasse, i servizi esterni per la raccolta di documenti cartacei o per la gestione della postalizzazione, aggiungono ulteriori forme di conservazione dei documenti, alimentando la complessità nel recupero delle informazioni.
I Document Management System (DMS) sono nati allo scopo di supportare workflow e document collaboration, ma troppo spesso sono stati utilizzati come archivi documentali poco valorizzati e molto dispendiosi.
Buona parte dei costi dei DMS, infatti, sono destinati alla conservazione di documenti, un investimento sicuramente non proporzionato all’effettivo impiego.
Inoltre, risulta sempre più difficile rispondere alla semplice domanda «Vorrei tutti i documenti di quel cliente», distribuiti a volte nei database, a volte su File System e in parte nei DMS, non riuscendo da una parte a soddisfare le opportunità offerte dalla trasformazione digitale, dall’altra ad adempiere alle normative sulla privacy e alle richieste dell’audit.
Infine, la strategia di migrare la gestione documentale su un unico DMS, oltre all’alto rischio di rivelarsi fallimentare a causa delle complessità di un progetto di questo tipo, crea un lock-in verso una tecnologia proprietaria, stabilendo una forte dipendenza dalle politiche di infrastruttura e di licensing di un singolo fornitore.
La risposta più efficace a queste problematiche viene dai nuovi paradigmi tecnologici, che ridisegnano gli ormai obsoleti modelli sull’archiviazione e il recupero dei contenuti digitali aziendali, attraverso modalità di gestione e orchestrazione proposte da strumenti di nuova generazione duttili e in grado di garantire un ROI adeguato.